Bu bölüm hangi riski kapatıyor
Setin bütün diğer bölümleri bir kanala bakar: ilaç, laboratuvar, atık,
tesis, cerrahi. Risk Yönetimi kurumun kendisine bakan tek bölümdür. İşi, o
kanalların hepsinin buluştuğu tek bir kaydı — risk envanterini ve planını —
kurmaktır. Bu yüzden kapattığı risk, tek tek olayların riski değil,
kurumun kendi zayıf noktasını bilmemesi riskidir.
Bölümü ayırt eden ikinci nokta kapsamdır. Ölçüt metninin saydığı başlıklar
arasında başka hiçbir bölümün sahiplenmediği üç kalem var: finansal
süreçler, stratejik riskler ve paydaşlarla
iletişim süreçleri. Hasta, çalışan ve tesis için metin zaten kendi
bölümlerine yollama yapıyor; bu üçünün gideceği başka bir yer yok. Pratik
sonucu şu: iş sağlığı ve güvenliği değerlendirmesinden kopyalanmış bir risk
envanteri bu üç kalemi kesin olarak boş bırakır, çünkü o belgenin kapsamında
yoktur.
Aynı ayrım tehlike aileleri listesinde de görünüyor. Metin fiziksel,
kimyasal, biyolojik, ergonomik ve psikososyal unsurları sayıyor — bunlar
bildik beş aile — ama arkasına “hizmet kaynaklı tüm riskler”
ifadesini ekliyor. Hizmet kaynaklı risk, çalışma ortamı değerlendirmesinin
kavramı değildir: yanlış hastaya doğru ilaç, gecikmiş konsültasyon, teslim
edilmeyen sonuç bu ailenin örnekleridir ve envanterde kendi satırlarını
isterler.
Ölçüt metnindeki iki listenin farkı
Dikkat edilmesi gereken bir ayrıntı var: kapsamı sayan liste ile planın
içeriğini sayan ölçüt birebir aynı değil. Çatı standardın kapsam listesinde
bilgi yönetim sistemine ilişkin süreçler ve tesis yönetimi
geçiyor; planın içeriğini sayan ölçütte ise bu ikisinin yerinde teknik
süreçler ve tesis güvenliği başlıkları duruyor. İki liste de
on iki kalem, ama kalemlerin ikisi farklı adlandırılmış.
Bunu bir çelişki gibi ele almak gerekmiyor; pratik sonucu tek bir cümle:
plan, iki listenin birleşimini karşılayacak biçimde
kurulmalıdır. Yani on iki değil on üç başlık. Denetçinin hangi listeyi
okuduğuna bağlı kalmanın hiçbir faydası yok ve iki başlık eklemenin maliyeti
de yok.
Denetimde takıldığı yerler
Risk analizi var, risk yönetimi yok
En sık karşılaşılan hâl bu. Kurumda bir risk değerlendirme tablosu vardır
ama planın altı sütunundan ikisi eksiktir. Ölçüt metninin plan için saydığı
başlıklar şunlardır: değerlendirilen süreç, faaliyet veya unsur; belirlenen
riskler; risk düzeyleri; alınacak önlemler; sorumlular; ve
önlemlerin alınmasına yönelik belirlenen zaman dilimi. Son
ikisi neredeyse her zaman yoktur. Sorumlusu ve tarihi olmayan bir önlem bir
plan satırı değil, bir temennidir; denetimde de böyle okunur.
“En az iki yılda bir” bir takvim değil, bir taban
Metin iki şey söylüyor: risk analizleri en az iki yılda bir yapılır
ve gerektiğinde güncellenir. Kurumlar birinci yarıyı okuyup
ikinci yarıyı atlıyor. Oysa denetimde işe yarayan çapraz denetim ikinci
yarıdan çıkar: envanterin son güncelleme tarihi, kurumun kendi başka
kayıtlarında belgelediği bir değişiklikten önceye düşüyorsa envanter bayattır
ve bunu gösteren kanıt kurumun kendi dosyasıdır. Yeni bir birim, yeni bir
cihaz, yeni bir kat, taşınma, bir istenmeyen olay — hepsi güncelleme
tetikleyicisidir.
Yöntem karmaşıklaştıkça uygulanabilirliği düşüyor
Ölçüt metni yöntem için üç sıfat kullanıyor: basit, anlaşılır ve
uygulanabilir. Bu, standardın nadiren yaptığı bir şeydir — bir
niteliği açıkça sınırlamak. Kimsenin tek başına doldurmayı beceremediği
çok katmanlı bir matris burada erdem değil, ölçüte aykırılıktır. Setin
yöntemin adını vermediğini de not etmek gerekir: belirli bir matris ya da
puanlama şart değildir, yazılı ve tekrarlanabilir olması şarttır.
Düzey var, düzeyin sonucu yok
Derecelendirme en az üç kategori ister: düşük, orta, yüksek. Buradaki
kusur genellikle sayıda değil sonuçta olur. Her satırın “orta” olduğu bir
envanter ölçüm yapmıyordur; yüksek düzeyli riskin önlemi düşük düzeyliyle
aynı olan bir envanter ise düzeyi hiç kullanmıyordur. Eyleme dönüşmeyen risk
düzeyi süslemedir.
Çalışan görüşü alınmamış
Prosedürde tanımlanması istenen başlıklar arasında ilgili
çalışanların görüşlerinin alınması ayrıca sayılıyor. Çoğu envanter
kalite biriminde, masa başında yazılır. Bunun kanıtı bir cümle değil bir
kayıttır: bölüm bazında görüş alma formu, toplantı notu ya da imzalı liste.
Riski en iyi bilen kişi o riskle çalışan kişidir; metin de bunu süreç
şartına çevirmiş.
Etkinlik göstergesi, olay sayısıyla karıştırılıyor
Son ölçüt, risk yönetiminin kendi etkinliğini izleyecek gösterge
ister. Buraya konan şey genellikle istenmeyen olay sayısıdır — ama o, başka
bir bölümün göstergesidir. Süreci ölçen göstergeler farklıdır: planlanan
önlemlerin zamanında tamamlanma oranı, süresi geçmiş önlem sayısı, yüksek
düzeyden aşağı inen risk sayısı, güncellemesi gecikmiş bölüm sayısı. Bunlar
risk yönetiminin işleyip işlemediğini gösterir.
Önlem bir kez alınıp bırakılıyor
Metin alınan önlemlerin sürekliliğinin sağlanmasını
istiyor. Bir kez alınıp izlenmeyen önlem, kapatılmış görünen ama fiilen
yeniden açılmış bir risktir. Bunun kanıtı da ayrı bir kayıttır: önlemin hâlâ
yerinde olduğunu gösteren yeniden doğrulama notu.
Kurumun elinde ne olmalı
- Risk yönetimi prosedürü — ölçütün saydığı başlıklarla: amaç ve hedefler,
kapsam, risk değerlendirme yöntemi, çalışan görüşlerinin alınması,
risklerin raporlanması, analiz ve düzey tespiti ile kaydedilmesi, iyileştirme
süreçlerinin yönetimi ve çalışanların eğitimi.
- Risk yönetimi planı — altı sütunu tam: süreç/faaliyet/unsur, belirlenen
riskler, düzeyler, önlemler, sorumlular, zaman dilimi.
- Kapsamı iki listenin birleşimine göre kurulmuş envanter; finansal,
stratejik ve paydaş iletişimi kalemleri dâhil.
- Yazılı, basit ve tekrarlanabilir bir değerlendirme yöntemi tanımı.
- En az üç kademeli düzey ve düzeye göre farklılaşan önlem kaydı.
- Bölüm, kişi ve/veya süreç bazında yapılmış iyileştirme çalışmalarının
kayıtları.
- Gözden geçirme kayıtları: en az iki yıllık periyodun kanıtı ve olay
tetiklemeli güncellemelerin kanıtı.
- Etkinlik göstergeleri ve bunların veri serisi.
- Çalışan görüşü alma kayıtları ve risk yönetimi eğitim kayıtları.
Çatı standardın değerlendirme boyutları dört başlık altında
veriliyor: Hasta Güvenliği, Sağlıklı Çalışma Yaşamı, Etkinlik ve Etkililik.
Yani bu bölüm denetimde yalnızca “evrak var mı” diye değil, sonuç üretip
üretmediği yönünden de okunuyor. Etkinlik göstergesinin neden ayrı bir ölçüt
olduğu da burada anlaşılıyor.
Aynı riski iki yere yazmayın
Ölçüt metni hasta, çalışan ve tesis kalemlerinde kendi bölümlerine açıkça
yollama yapıyor. Bu, Risk Yönetimi bölümünün bir kopya değil bir
dizin olduğu anlamına gelir. Sık görülen kusur, aynı riskin
hem tesis dosyasında hem risk envanterinde — ve iki farklı düzeyle —
görünmesidir. İki farklı düzey tek bir soruyu doğurur: hangisi doğru? Tek
kaynak, tek düzey, iki yerden tek bağ. Bölümün
setin künye sayfasındaki yeri de
bunu söylüyor: burada istenen şey yeni bir dosya değil, dağınık dosyaların
tek bir yönetim kaydına bağlanması.
Hazırlığın ağır tarafı doküman değil
Prosedürü ve plan şablonunu bir haftada yazabilirsiniz. Yazamayacağınız
şey, iki yıllık periyodun ve tetiklemeli güncellemelerin kanıtı olan gözden
geçirme serisidir. Etkinlik göstergesi için de en az birkaç ölçüm dönemi
gerekir; tek satırlık bir gösterge kartı eğilim göstermez. Bu bölümün gerçek
hazırlık süresi, belgeyi yazma süresi değil, bir gözden geçirme
döngüsünü gerçekten tamamlama süresidir.