Dışarıya verilen iş, sorumlulukla birlikte gitmiyor
Bir hastanenin hasta ve çalışan deneyimini belirleyen işlerin önemli bir bölümü hastanenin kendi kadrosu tarafından yapılmıyor: temizlik, güvenlik, yemek, çamaşır, atık taşıma, teknik servis, bünyede yapılmayan bazı laboratuvar ve görüntüleme tetkikleri, çoğu kurumda bilgi sisteminin kendisi. Bu bölümün kapattığı risk tek cümleyle şudur: iş dışarıya verildiğinde sorumluluk dışarıya gitmiyor, ama kontrol zinciri çoğu zaman onunla birlikte gidiyor.
Somut hâli şöyle görünür. Temizlik personeli hastanenin değil yüklenicinin çalışanıdır; oryantasyonunu yüklenici verir, el hijyeni gözlemine girmez, istenmeyen olay bildirimi yolunu bilmez, kullandığı kontrol çizelgesi hastanenin doküman yönetiminde kayıtlı değildir. Sonuç şu olur: enfeksiyon riskini doğrudan belirleyen işi yapan insanlar üzerinde, o riski yönetmekle görevli ekibin hiçbir kaydı bulunmaz. Bu bölümün istediği şey bir sözleşme değil, kaybolan o zincirin yeniden kurulmuş olmasıdır.
Denetimde en çok nerede takılıyor
Bu bölümdeki dört standarttan üçü tek cümleden oluşuyor; asıl yük çatı standardın ölçüt listesinde. Ölçütler bir sıra dayatıyor: önce ihtiyaç analizi ve strateji, sonra kapsamın ve iş süreçlerinin tanımı, en sonda kontrol yöntemi ile kontrol kriterleri ve performans göstergeleri. Takılmaların çoğu bu sıranın ortadan başlatılmasından doğuyor.
- Sözleşme var, ihtiyaç analizi yok. Hizmetin neden dışarıdan alındığı, hangi amacın hedeflendiği ve bunun temel politika ve değerlerle ilişkisi yazılı değildir. “Geçen yıl da böyleydi” bir gerekçe kaydı değildir.
- Kapsam teknik şartnamede kalmış. Şartname bir satın alma belgesidir, süreç tanımı değildir. Ölçüt ayrıca iş süreçlerinin açık ve net tanımını ve hizmetin tamamlama sürecini istiyor: işin nasıl teslim alınacağı, neyin eksik sayılacağı.
- Personel sayısı, niteliği ve ekipman belirlenmemiş. Ölçüt bunu açıkça istiyor. Yüklenicinin kaç kişiyle, hangi belgeli personelle ve hangi cihazlarla çalışacağı yazılı değilse, eksik personelin tespiti de mümkün olmaz.
- Gösterge listesi hazır, ölçüm kaydı yok. Kontrol kriterleri ve performans göstergeleri bir kez tanımlanıp dosyaya konur, aylık kaydı hiç başlamaz. Gösterge, yazıldığı tarihten değil izlendiği dönemden itibaren bir şey anlatır.
- Yüklenici personeli kurumun sistemlerinin dışında. Eğitim kaydı, gereken hâllerde sağlık gözetimi, gizlilik taahhüdü, olay bildirimi yetkisi ve kullandığı formların doküman kodu: beşi birden eksik olabiliyor.
Kurumun elinde ne olmalı
- Hizmet bazında ihtiyaç analizi ve karar kaydı; hedeflenen amacın yazılı hâli.
- Sözleşme ve eki olarak kapsam tanımı, iş akışı, teslim ve kabul ölçütleri.
- Yüklenici personel listesi, nitelik belgeleri, ekipman envanteri ve değişiklik bildirim yolu.
- Kontrol yöntemi: kim, hangi sıklıkta, hangi çizelgeyle denetliyor ve kusur hâlinde ne oluyor.
- Performans göstergeleri ile dönemsel ölçüm kayıtları, hedef değerler ve sapmada açılan düzeltici faaliyet.
- Yüklenici personelinin oryantasyon ve hizmet içi eğitim kayıtları; işin türü gerektiriyorsa sağlık gözetimi kayıtları.
- Hizmetin türüne göre yasal yetki belgeleri: atık taşıma lisansı, özel güvenlik izni, laboratuvar ruhsatı veya faaliyet izin belgesi, bilgi sistemi sağlayıcısının yetki belgesi.
- Kişisel veriye erişen yüklenici için gizlilik taahhütleri ve erişim yetki kayıtları.
- Dönemsel yüklenici değerlendirme kaydı ve bu kaydın sözleşme yenileme kararına girdi olduğunun izi.
Her iş dışarıya verilemez
Bu bölümü yalnızca bir kalite başlığı gibi okumak eksik olur: hangi hizmetin dışarıdan alınabileceği mevzuatla sınırlıdır ve sınırın aşılması kalite puanı değil ruhsat sorunu doğurur. Özel hastanelerde, Yönetmelikte hizmet alımına ayrıca izin verilmiş hizmetler dışında faaliyet izin belgesindeki uzmanlık dallarına ait klinik hizmetler üçüncü kişiler eliyle gördürülemez. İş mevzuatı tarafında da bir sınır var: işletmenin ve işin gereği ile teknolojik nedenlerle uzmanlık gerektiren işler dışında asıl iş bölünerek alt işverenlere verilemez. Aşağıdaki dayanak listesi bu iki sınırın madde numaralarını veriyor.
Sözleşme bir kalite dokümanı değildir
Son bir gözlem: bu bölümün denetiminde istenen belgelerin bir kısmı satın alma biriminde durur, bir kısmı kalite yönetim biriminde. Sözleşme, şartname, hakediş ve kesinti tutanakları bir yerde; kontrol çizelgeleri, gösterge kayıtları ve eğitim kayıtları başka bir yerde. İki kümeyi birbirine bağlayan bir dosya düzeni kurulmadıkça bölüm kısmen karşılanıyor görünmeye devam eder, çünkü denetimde tek tek istenen şey ikisinin kesişimidir.