Bu alt bölüm neyi kapatıyor: sessiz bozulmayı
Setin diğer alt bölümleri "şu doküman yazılı olsun, şu eğitim verilsin, şu komite kurulsun" der. Bu alt bölüm tek başına yeni bir hizmet istemez; diğer bütün alt bölümlerin işe yarayıp yaramadığını ölçmenizi ister. Kapattığı risk, kâğıt üstünde kusursuz görünen bir hastanenin aslında aylardır kötüye gitmesidir.
Somut örnek: cerrahi güvenlik kontrol listesi her vakada eksiksiz doldurulmuş olabilir ve yanlış taraf cerrahisi yine yaşanabilir. Acil serviste kapı-hekim süresi bir kadro değişikliğinden sonra uzamış olabilir ve bunu kimse fark etmemiş olabilir. Bir servisin enfeksiyon hızı altı aydır yükseliyor olabilir. Bu üç durumun ortak yanı şudur: hepsi dokümana uygun, hiçbiri ölçülmemiş. Gösterge izlemi, doküman sistemini yönetim sistemine çeviren geri besleme halkasıdır. Halka kapanmazsa diğer otuz bir alt bölüm açık devre çalışır: prosedür yazılır, eğitim verilir ve sonucun değişip değişmediği hiç öğrenilmez.
Denetimde en çok nerede takılıyor
1. Gösterge kartı eksik alanla hazırlanıyor
Ölçüt metni gösterge kartında asgari on bir bilgiyi sayar: kısa tanım, izlenme gerekçesi, ilişkili olduğu süreç, hesaplama yöntemi, hedef değer, veri kaynağı, veri toplama periyodu, veri analiz periyodu, sorumlu kişiler, sonuçların kimlerle paylaşılacağı ve dikkat edilecek özel durumlar. Denetçi kartı bu listeye karşı okur. En sık düşen dört alan: izlenme gerekçesi, hedef değer, veri analiz periyodu ve sonuçların kimlerle paylaşılacağı. Veri toplama periyodu ile veri analiz periyodunu aynı kutuya yazmak da sık görülen bir kısaltmadır; ölçüt bunları ayrı sayar, çünkü aylık toplanan bir veri üç aylık analiz ediliyorsa iyileştirme takvimi de ona göre kurulur.
2. Veri toplanıyor, analiz edilmiyor
En yaygın tablo şu: rakamlar her ay düzenli toplanıyor, bir klasöre ya da elektronik tabloya konuyor ve orada kalıyor. PÖ.Gİ.01.05 "analiz sonuçları dikkate alınarak gerekli iyileştirme çalışmaları yapılmalıdır" der; yani sorulan şey rakamın kendisi değil, rakamın ne yaptırdığıdır. Bir gösterge sonucuna geri izlenebilen düzeltici-önleyici faaliyet kaydı yoksa bu standart karşılanmaz. Tersi de geçerli: kurumda bol miktarda düzeltici faaliyet kaydı olup hiçbirinin tetikleyicisi bir gösterge değilse, izlem süreci karar üretmiyor demektir.
3. Hedef değer yok ya da sonradan yazılmış
Hedefi olmayan gösterge iyileşmiş de kötüleşmiş de sayılamaz; sadece bir sayı dizisidir. Denetçinin baktığı şey hedefin ölçüm döneminden önce konmuş olmasıdır. Sonuç belli olduktan sonra hedefi sonuca yaklaştırmak, kayıt tarihleri yan yana konduğunda en kolay görülen kusurlardan biridir.
4. Veri kalitesi hiç sorgulanmıyor
Ölçüt metni "verilerin doğru ve kaliteli olarak elde edilmesine yönelik önlemler alınmalıdır" der ve bu cümle çoğu kurumda karşılıksız kalır. Beklenen şey ağır bir sistem değil: bilgi yönetim sisteminden gelen sayının belirli aralıklarla kaynak kayıtla karşılaştırıldığını gösteren basit bir doğrulama kaydı yeterlidir. Bu kayıt yoksa göstergenin tamamı tartışmaya açılır, çünkü sayının nereden geldiği gösterilemez. Kendi deneyimimizde en çok atlanan ölçüt budur.
5. Sorumlu olarak kişi değil birim yazılıyor
Ölçüt "göstergelerin izlenmesine ilişkin sorumlular belirlenmeli ve sorumlulukları tanımlanmalıdır" der. Kartta "Kalite Yönetim Birimi" yazması sorumlu tanımı değildir; veriyi kimin toplayacağı, kimin analiz edeceği ve sonucu kimin paylaşacağı ayrı ayrı ad olarak geçmelidir. Kalite yönetim birimine düşen görev farklıdır: ölçüt, izlem süreçlerinin bu birim tarafından koordine edilmesini ister. Koordinasyonun kanıtı da gösterge sonuçlarının konuşulduğu toplantı kaydıdır, bir forma atılmış imza değil.
6. Set dışı gösterge ya hiç yok ya gerekçesiz
Set, hasta ve çalışan güvenliği açısından kritik bir süreç için SAS listesi dışında da gösterge belirlemeyi açıkça bekler. Kurumlar ya bunu hiç yapmaz ya da yaparken üç kuralı yazmayı atlar: göstergenin hangi sıklıkta izleneceği, izlemin ne zaman sonlandırılacağı ve göstergenin iyileştirmeye katkı sağlayıp sağlamadığının nasıl değerlendirileceği. Ölçüt bu üçünü de ister.
7. Eğitim kaydı göstergeye özgü değil
Ölçüt, göstergelerin takibi konusunda ilgili personele eğitim verilmesini ister. Yılın genel kalite eğitimi katılım listesi bu ölçütü karşılamaz; eğitimin içeriğinde gösterge kartının nasıl okunacağı, verinin nereden ve hangi periyotla alınacağı yer almalıdır. Eğitimi alacak kişi de kartta adı yazan kişi olmalıdır.
Kurumun elinde ne olmalı
- Gösterge izlem sürecini tanımlayan doküman: izlenecek göstergeler, veri toplama süreci, verilerin analizi ve analiz sonrası iyileştirme çalışmaları.
- Her gösterge için on bir alanı tam gösterge kartı.
- Adıyla tanımlı sorumlu listesi ve bu kişilere verilmiş gösterge izlemi eğitiminin kaydı.
- Periyoda uygun veri toplama kayıtları ve ayrı bir veri doğrulama kaydı.
- Hedefle karşılaştırmalı analiz çıktısı: dönem dönem eğilim tablosu ya da grafiği.
- Gösterge sonucuna bağlanmış düzeltici-önleyici faaliyet kayıtları.
- Sonuçların üst yönetim ve ilgili çalışanlarla paylaşıldığını gösteren tutanak ya da iç duyuru.
- Kalite yönetim biriminin koordinasyonunu gösteren toplantı kaydı.
- SAS Gösterge Veri Sistemine gönderim kaydı.
Sonuçları kamuya açarken dikkat edilecek nokta
PÖ.Gİ.01.06 sonuçların ilgili paydaşlar ve kamuoyu ile paylaşılmasını ister. Bu paylaşım serbest bir pazarlama alanı değildir. Sağlık Hizmetlerinde Tanıtım ve Bilgilendirme Faaliyetleri Hakkında Yönetmelik, istatistiki verilerin gerçekte olduklarından farklı sonuçlar doğuracak biçimde sunulmasını yasaklar; hizmetin diğerlerinden farklı ya da daha üstün olduğu algısını oluşturacak anlatımı da ayrıca yasaklar. Yani iyi çıkan göstergeyi öne çıkarıp kötü çıkanı gizleyen bir sunum setin istediği şeffaflığı yerine getirmiş sayılmaz ve tanıtım mevzuatına da aykırı düşer. Aynı maddede internet sitesindeki bilgilendirmenin son güncelleme tarihinin ve editöre ulaşılacak iletişim bilgisinin belirtilmesi de isteniyor — gösterge sonuçlarını web sitesinde yayımlayan kurumlar bu iki satırı sık atlıyor.