Hastanenin eğitim prosedürü buraya kopyalanamaz — hukuken de kopyalanamaz
Eğitim Yönetimi bölümünün standart metni hastane setindekiyle aynı döngüyü istiyor: eğitim ihtiyacının belirlenmesi, planın oluşturulması, planın uygulanması, planın ve verilen eğitimlerin etkinliğinin izlenmesi. Buradan çıkarılan yaygın sonuç yanlıştır: “metin aynıysa dosya da aynı olur.” Değildir, çünkü eğitim dosyasının dayandığı ikinci katman farklıdır. Hastanede eğitim görevini adıyla dağıtan yönetmelik, bir tıp merkezini kapsamına almıyor; tıp merkezinin kendi ruhsat mevzuatı ise eğitim sorumluluğunu başka kişilere, başka cümlelerle veriyor. Hastanede hazırlanmış bir eğitim prosedürünü ad değiştirip kullanan tıp merkezi, denetimde var olmayan bir organizasyona atıf yapan bir dosya sunar.
Bu bölümün tıp merkezinde kapattığı asıl risk, eğitimin kişiye yapışmış olmasıdır. Ekip küçüktür, uzman tabiplerin bir kısmı kadro dışı geçici çalışır, aynı cihazı birkaç kişi kullanır ve bir kişinin ayrılması kurumun o konudaki tek bilgi kaynağını götürür. Hastanede bu kaybı kadro derinliği telafi eder. Tıp merkezinde telafi eden tek şey kayıttır: kimin, neyi, kimden, ne zaman öğrendiğinin yazılı olması. Kayıt yoksa bilgi kurumun değil, o kişinin malıdır.
“Komite” sözcüğü küçük kuruluşu yanıltıyor
Standart, eğitim süreçlerini yönetmek üzere bir komite oluşturulmasını istiyor ve komiteden karar verme, planlama, koordinasyon, iletişim ve değerlendirme basamaklarını yönetmesini bekliyor. Yirmi kişilik bir kuruluşta bu, ayrı bir organ kurmak anlamına gelmiyor. Pratikte iki şey isteniyor: yazılı bir görevlendirme — kim üye, kim başkan, hangi aralıkla toplanıyor, kararını nereye yazıyor — ve kararın izi. Tıp merkezinde komite genellikle fiilen vardır; eksik olan şey toplantı değil, tutanaktır. Gündem ve katılımcı yazan tutanak komitenin toplandığını gösterir; kararı, kararın sorumlusunu ve tarihini yazan tutanak komitenin yönettiğini gösterir. Denetimde ikinci biçim aranıyor.
Eğitimin sahipleri burada dört ayrı maddede dağınık duruyor
Tıp merkezinde “eğitim birimi” ve “eğitim hemşiresi” kadroları çoğu zaman yok. Buna karşılık eğitim görevi mevzuatta dört ayrı yere tutturulmuş durumda: mesul müdür kalite standartlarının korunması ile iç düzenlemelere uyulmasını sağlamakla ve bunun için iç denetim yürütmekle görevli; ameliyathanesi olan tıp merkezinde ameliyathane sorumlusu, orada çalışan personelin eğitimlerinin yapılmasından ayrıca sorumlu; laboratuvarı olan tıp merkezinde laboratuvar birim sorumlusu adı adına sayılan konularda yıllık eğitim düzenlemek ve kayda geçirmekle yükümlü; hemşire tarafında uyum ve hizmet içi eğitim döngüsü yine adı konmuş bir görev. Eğitim komitesinin kuruluş yazısı bu dört kişiyi içermiyorsa komite, kurumun eğitim yükünün yarısını görmeyen bir organ olur.
Denetimde en çok nerede takılıyor
- Kadro dışı geçici çalışan tabip eğitim listesinde yok. Bu tabipler kuruluşun kadrosunda değil; eğitim planı kadro listesinden türetildiği için dışarıda kalıyorlar. Oysa standart “kadrolu çalışan” demiyor. Kuruluşun kurallarını bilmesi gereken kişi, haftada iki gün geldiği için daha az değil daha çok bilgilendirme gerektirir.
- Hizmet alımıyla gelen personel hiç sayılmamış. Temizlik ve atık taşıma işini yapan kişi kuruluşun bordrosunda olmasa da kuruluşun kurallarını uyguluyor. Atık mevzuatı eğitimi “çalıştığı kurum/kuruluş/işletme” tarafından verilmesini istiyor; yani eğitimi firma verebilir. Ama atık yönetim planında sorumlu personel ve eğitimleri yer almak zorunda olduğu için kayıt yine kuruluşun dosyasına düşer. Sözleşmede eğitim kaydının kuruluşa teslimi yazılı değilse bu kalem her denetimde açık kalır.
- Uyum eğitimi var, göreve başlama tarihi yok. Uyum eğitiminin göreve başlamadan sonra en kısa sürede verilmesi isteniyor. Bu bir süre ölçümü ve iki tarih gerektiriyor; kayıtta genellikle yalnızca eğitim tarihi bulunuyor. İki tarih yan yana yazılmadığı sürece gecikme ne ölçülebilir ne iyileştirilebilir.
- Cihaz eğitimi tek tutanağa sıkıştırılmış. Tıp merkezinde aynı cihazı birkaç kişi kullanıyor ve cihaz başına kullanım yetkisi listesi tutulmuyor. Toplu bir “cihaz eğitimi verildi” tutanağı, hangi kişinin hangi cihazda yetkili olduğunu göstermiyor.
- Etkinlik değerlendirmesi yerine memnuniyet formu. Küçük ekiplerde ön test-son test “gereksiz formalite” sayılıyor ve yerine eğitim sonu anketi kullanılıyor. Anket eğitimin nasıl karşılandığını ölçer, öğrenildiğini ölçmez — ve değerlendirmenin eğitimcinin performansını da kapsaması isteniyor.
- Hastanenin öğrenci ve stajyer eğitimi kalemi aynen kopyalanmış. Tıp merkezinde tabip unvanı kazanmamış intörn ve stajyer öğrenciler ile çalışma yetkisi bulunmayan sağlık personeli görev yapamaz; adına çalışma belgesi düzenlenmeyen sağlık personeli de görev yapamaz. Dolayısıyla öğrenci eğitimi bu dosyanın konusu değil. Kalemi silmek, boş bırakmaktan daha doğru.
Hasta eğitimi: hastanenin beş günü yerine burada yirmi dört saat var
Standart eğitimi iki kategoride istiyor: çalışan eğitimleri ile hasta ve hasta yakını eğitimleri. İkinci kategori ayakta hizmet veren bir kuruluşta zorlaşır, çünkü hastanın kuruluşta kaldığı süre kısadır. Cerrahi müdahale uygulanan hastada gözlem süresi yirmi dört saat; durumuna göre en çok altı saat uzatılabiliyor. Yatan hastaya beş gün boyunca parça parça anlatılan şey burada tek oturuma sığmak zorunda. Mevzuatın bu noktada verdiği tek köprü, taburcu edilen hastaya müdahale sonrası çıkması muhtemel sorunlar bakımından ilgili tabibine kolayca ulaşabileceği bir irtibat numarasının verilmesi. O numara eğitimin uzantısıdır: hastanın sonradan ne sorduğu, eğitimin neyi atladığını gösteren en ucuz etkinlik ölçümüdür. Çoğu kuruluşta numara veriliyor, gelen sorular ise hiçbir yere yazılmıyor.
Hasta bilgilendirmesinin biçimi de serbest değil: bilginin mümkün olduğunca sade, tereddüde yer vermeden ve hastanın sosyal ve kültürel düzeyine uygun biçimde verilmesi, acil durumlar dışında makul süre tanınması, uygun ortamda ve mahremiyet korunarak yapılması isteniyor. Bilgilendirmeyi müdahaleyi yapacak kişi yerine başka bir sağlık meslek mensubu yapacaksa, o kişinin “bilgilendirme yeterliliğine sahip” olması gerekiyor. Bu yeterliliğin kanıtı bir eğitim kaydıdır — yani hasta eğitimi, çalışan eğitiminin içine geri bağlanır.
Kurumun elinde ne olmalı
- Belge: eğitim komitesinin görevlendirme yazısı (üyeler, yetki, toplanma aralığı, kararın yazılacağı yer); eğitim süreçlerine ilişkin yazılı kurallar; hiyerarşik düzeye, meslek grubuna ve bölüme göre kategorize edilmiş eğitim konuları listesi; kısa, orta ve uzun vadeli eğitim planı; genel ve bölüm uyum eğitimi rehberleri; cihaz bazlı kullanım yetkisi listesi.
- Kayıt: komite karar tutanakları; eğitim ihtiyaç analizi ve dayandığı kaynaklar (öz değerlendirme çıktıları, gösterge verileri, önceki eğitimlerin etkinlik sonuçları, talep ve gözlem kayıtları); göreve başlama tarihi ile uyum eğitimi tarihini birlikte gösteren kayıt; kadro dışı geçici çalışanlar ve hizmet alımıyla gelen personel için ayrı katılım kaydı; hasta ve hasta yakını eğitimlerinin hasta dosyasındaki izi; taburculuk sonrası irtibat numarasına gelen soruların kaydı.
- Ölçüm: plana uyum düzeyi; eğitim başına etkinlik değerlendirmesi (ön test-son test, gözlem, bölüm sorumlusu değerlendirmesi, davranış değişikliğine yönelik ölçüm) ve eğitimcinin performansı; uyum eğitimindeki gecikme süresi; planın revizyon geçmişi — önceki hâli görülebilir biçimde.
- Tatbikat: bu bölüm tatbikat istemiyor. Uyum eğitimi bir eğitim kaydıdır; tatbikat tutanağı Acil Durum Yönetimi bölümünün konusudur. İkisini aynı klasöre koymak, denetimde iki ölçütün de eksik görünmesine yol açıyor.
Bu sayfa bir hazırlık rehberidir. Bir ölçütün denetimde hangi düzeyde işaretleneceği denetçinin değerlendirmesine bağlıdır; burada yazılanlar o kararın yerine geçmez.