Dış kaynak, sorumluluğun devri değildir
Ayakta teşhis ve tedavi hizmeti sunan bir kuruluşta hastanın gördüğü şey tek bir
hizmettir: bir muayene, bir sonuç raporu, bir randevu. Oysa o zincirin halkalarının
bir bölümü kuruluşun kendi personeli ve kendi cihazıyla değil, sözleşmeyle bağlı
başka tüzel kişilerce üretilir. Bu alt bölümün kapattığı risk tam olarak buradadır:
hizmet dışarıdan alındığında sorumluluk dışarıya geçmez, yalnızca
görünmez hâle gelir. Bir sonuç raporu yanlışsa hasta onu imzalayan laboratuvarı
değil, raporu kendisine veren kuruluşu bilir.
Mevzuat bunu dolaylı değil, doğrudan yazıyor. Hizmet alımıyla çalışılan
laboratuvar ile hizmeti alan kuruluş uygulamadan ve sonuçlarından müştereken
sorumludur. Kişisel veri kuruluş adına başka bir gerçek ya da tüzel kişi tarafından
işlendiğinde güvenlik tedbirlerinden iki taraf birlikte sorumludur. Alt işverenin
işçilerine karşı asıl işveren de sorumludur. Üç ayrı mevzuat, aynı cümleyi kuruyor.
Dört standart, üç soru
Alt bölüm ilk bakışta dağınık görünür; değildir. Ana standardın ölçüt metni üç
başlık altında toplanmıştır ve üç alt standart bu üç başlığın birebir karşılığıdır.
Hazırlığı bu üç soru üzerine kurmak, dört standardı tek tek ele almaktan daha hızlı
sonuç verir:
- Neden ve ne? Dış kaynakla sağlanacak hizmetler, temel politika ve
değerler esas alınarak belirlenir. Burada istenen şey bir sözleşme değil, bir
karar: ihtiyaç analizi, gerekçe ve hedeflenen amaç.
- Nereye kadar ve nasıl? Kapsam ve iş süreçleri açık biçimde
tanımlanır — sağlayıcının çalıştıracağı personelin sayısı ve niteliği ile
kullanılacak cihaz ve ekipman dâhil.
- Nasıl bileceksiniz? Tanımlanan kapsama uygunluğun sürekli
kontrolü için yöntem, kontrol kriteri ve performans göstergesi belirlenir.
Üçüncü soru, hazırlığın ağırlık merkezidir ve genellikle en zayıf halkasıdır.
Birinci ve ikinci soruya bir öğleden sonrada yazılı cevap üretilebilir; üçüncüsü
ölçüm kaydı ister ve kayıt geriye dönük yazılamaz.
Ana standardın bağlandığı kalite boyutları ne söylüyor
Ana standart altı boyuta bağlanmıştır: Hasta Odaklılık, Güvenlik, Devamlılık,
Etkililik, Verimlilik ve Etkinlik. Listede Verimlilik ve Etkinlik
de bulunduğu için dış kaynak kararı salt klinik güvenlik üzerinden
değerlendirilmiyor: ödenen bedel karşılığında hizmetin gerçekten üretilip
üretilmediği de aynı standardın konusudur. Devamlılık boyutu ise çoğu
kuruluşun hiç hazırlanmadığı günü sorar — sözleşmenin bittiği, firmanın çekildiği
ya da aracın gelmediği gün hizmetin nasıl süreceği.
Sözleşme klasörü ile standardın istediği aynı şey değil
Bu alt bölümün hazırlığında en kolay yanılma, imzalı sözleşmeleri bir klasörde
toplamayı hazırlık saymaktır. Sözleşme, üç sorudan yalnızca ikincisinin bir kısmına
cevap verir. Standardın metninde adı geçen ama tipik bir hizmet sözleşmesinde
karşılığı bulunmayan dört şey var:
- Yazılı ihtiyaç analizi ve gerekçe. “Bu hizmeti neden kendimiz
vermiyoruz” sorusunun cevabı bir karar kaydı olarak yoksa, birinci alt standart
sözleşme imzalı olsa bile karşılanmamış sayılır.
- Kontrol kriteri. Sözleşmelerde hizmetin denetlenebileceği
yazılıdır; neye bakılarak denetleneceği yazılı değildir. “Temizlik
denetlenir” bir kriter değil, bir niyettir.
- Performans göstergesi ve ölçüm serisi. Gösterge tanımlanmış olsa
bile ölçüm biriktirilmemişse gösterilecek bir şey kalmaz. Gösterge bir belge değil,
geçmişi olan bir seridir.
- Yetki belgesinin geçerlilik tarihi. Teknik servis, kalibrasyon
kuruluşu, atık taşıyıcısı ve laboratuvar — hepsinin belgesi tarihlidir ve sözleşme
süresinden kısa olabilir. Aranan şey belgenin dosyada bulunması değil, bugün
geçerli olmasıdır.
Bir beşinci nokta sözleşmede vardır ama kayıtta yoktur: uygunsuzluk çıktığında
yaptırımın işletildiğine dair iz. Ceza maddesi bulunan ama hiç
uygulanmamış bir sözleşme, kontrol mekanizmasının kâğıt üzerinde kaldığını gösterir.
Kurumun elinde ne olmalı
- Her dış kaynak hizmeti için ihtiyaç gerekçesi, kapsam tanımı ve iş süreci akışı.
- Sözleşme ya da protokolün imzalı nüshası; laboratuvar hizmet alımında bunun
süresi içinde Müdürlüğe sunulduğunu gösteren kayıt.
- Sağlayıcının ruhsatı, faaliyet izin belgesi, yetki belgesi ya da lisansının
geçerli kopyası ve son geçerlilik tarihi.
- Sahada çalışan sağlayıcı personelinin listesi, nitelik belgeleri ve sağlık
personeli ise çalışma belgesi.
- Kontrol kriterleri ile periyodik kontrol kayıtları: yerinde gözlem tutanağı,
biyolojik materyal transfer kaydı, atık teslim belgesi, kalibrasyon raporu, teknik
servis işlem kaydı.
- Performans göstergesi tanımı ve en az bir denetim dönemini kapsayan ölçüm serisi.
- Kişisel veri işleyen sağlayıcılar için veri işleyen sıfatının yazılı kaydı ve
kuruluşun yaptığı ya da yaptırdığı denetimin kaydı.
- Uygunsuzluk hâlinde işletilen düzeltici faaliyet kaydı ve kapanış kaydı.
Bu alt bölüm hangi alt bölümlerle birlikte okunur
Dış kaynak kullanımı kendi başına durmaz; aynı setin Destek Hizmetleri
boyutundaki diğer alt bölümlerinin çoğu pratikte dışarıdan alınan hizmetlerle
karşılanır. Atık Yönetimi, Otelcilik Hizmetleri, Malzeme ve Cihaz Yönetimi, Tesis
Yönetimi ve Bilgi Yönetimi alt bölümlerinin kayıtları hazırlanırken o hizmetin
sağlayıcısının bu alt bölümdeki dört standardı da tetiklediği akılda tutulmalıdır.
Pratik sonucu şudur: dış kaynak dosyasını sözleşmeye göre değil, hizmete
göre kurmak gerekir — her hizmet için gerekçe, kapsam, kontrol kriteri ve
gösterge aynı dosyada yan yana dursun.
Yukarıdaki yorum, çıkarım ve kontrol listesi bize aittir. Aşağıda
listelenen standart ve ölçüt metinlerinin hakları TÜSKA’ya ait olup kaynağından
okunarak gösterilmektedir.